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Controllo di Gestione: perché, come e quando iniziare ad usarlo in azienda.
Antonio Brusca
MANAGING PARTNER
Pubblicato il 29/04/2020
Alcuni pensano che sia solo un’evoluzione del sistema di contabilità, in realtà è qualcosa di più: è un sistema integrato di pianificazione e controllo interno all’azienda, che coniuga in modo sinergico informazioni di carattere contabile ed extra contabile al fine di monitorare l’andamento nel tempo della performance aziendale.
Quanto al Come e al Quando, ho pensato di condividere cinque “lesson learned” apprese sul campo e secondo me utili per chi intenda affrontare, per la prima volta, il tema del “Planning & Control” in una PMI.
1. Non esistono sistemi di pianificazione e controllo che possono essere replicati in serie
Ogni azienda ha le proprie caratteristiche e il sistema di controllo di gestione deve rispecchiarne l’unicità. Pertanto, occorre progettare e attuare un sistema di pianificazione e controllo adattando principi, strumenti e metodologie standard alle specifiche realtà aziendali.
2. Il software gestionale serve ma non basta
- L’idea che basti acquistare un software per poter strutturare e gestire un sistema di pianificazione e controllo è del tutto illusoria. Prima di pensare al software è necessario progettare l’architettura del sistema e i relativi processi, validare le informazioni e i dati raccolti e strutturare i report di restituzione. Molto spesso, almeno nella fase iniziale, lo strumento migliore è un semplice foglio di calcolo: è flessibile, non interferisce con i sistemi esistenti e non necessita di un programmatore per ogni piccola modifica da apportare. Si può pensare di acquistare un software dedicato, di solito previsto come modulo aggiuntivo al software di contabilità già in uso, solo una volta progettato, collaudato e affinato il sistema.
3.”Controllare” in realtà sta per “informare”
- Nel contesto del Controllo di Gestione, controllare non significa ispezionare o vigilare, ma misurare, elaborare e trasmettere dati e informazioni in modo sistematico e strutturato, che consenta al management di monitorare l’andamento e verificare gli scostamenti rispetto agli obiettivi pianificati.
4. Troppe informazioni, nessuna informazione
- Produrre report pieni di dati, tabelle e grafici, costruiti non tenendo conto delle reali esigenze informative della direzione aziendale o dell’imprenditore, rappresenta un puro esercizio di stile. È importante monitorare e condividere le informazioni che siano funzionali alla gestione e utili a chi deve prendere le decisioni. I report devono essere semplici, diretti e di chiara lettura.
- 5. La rotta va pianificata e gli strumenti di navigazione settati prima di intraprendere il viaggio
- Il momento migliore per progettare e avviare un sistema di pianificazione e controllo è quando le cose vanno bene e non quando siamo già nel mezzo di una tempesta. Implementarlo quando la situazione è critica (es. problemi di cassa) è sicuramente un passo utile, ma poco efficace per la risoluzione dei problemi nell’immediato. Infatti, un sistema di controllo di gestione inizia a dare i primi risultati dopo circa sei mesi dall’entrata in funzione, senza considerare il tempo necessario per progettarlo e avviarlo.
Ogni organizzazione genera per sua natura un elevato numero di informazioni, ma solo alcune sono fondamentali per il miglioramento della sua performance. Scegliere quali raccogliere, elaborare e condividere rappresenta, quindi, una scelta importante per poter monitorare l’andamento dell’azienda e prendere decisioni informate.
Per chi non avesse un sistema di controllo di gestione non è mai troppo tardi per cominciare.
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